Für ein Unternehmen der Finanzbranche in Norddeutschland wurden die Daten aus diversen indivuell entwickelten Notes-Anwendungen analysiert migriert, bzw. für den Import in Sharepoint und andere System extrahiert.
Vorgehen bei der Analyse der Lotus Notes Datenbanken:
Die Mitarbeiter der IT- und der Fachabteilungen hatten bereits eine detaillierte Analyse der Oberfläche der Notes-Anwendungen erstellt. Im Rahmen der Daten-Migration kam es darauf an, die internen Datenstrukturen detaillierter zu verstehen und die Verwendung von internen Schlüsselwerten zu erfassen.
Mittels Kopien der Datenbanken (wenn möglich mit den produktiven Daten) oder mittels Schablonen-Datenbanken mit Testdaten wurde die Struktur untersucht. Dazu wurden spezielle Ansichten
entwickelt, die die Anzahlen und die relevanten Inhalte der verschiedenen Dokumentmengen zu jeweils einer Maske (dies entspricht den Tabellen, aber Notes ist ja eine NoSQL-DB). Aus den Masken und
den Daten wurden die zu exportierenden Dokumente und Werte (NotesItems) gesucht und analysiert. Dabei wurde die Dokumentanzeige von Notes und die kostenfreie Version des Tools "ScanEZ" von Ytria.
verwendet. Für die Untersuchung der Verwendung der Schlüsselwerte wurde mittels des Domino Designers die Programmierung untersucht. Ebenso wurde in einigen Fällen die Notes-Gestaltungsübersicht
benutzt.
Der Dell/Quest Content Migrator for SharePoint wurde verwendet, um die Datenstrukturen- und Mengengerüste zu verifizieren und die Datenmigration vorzubereiten. Im Zweifelsfall wurden die Anwender
kontaktiert, um spezielle Fragen zu klären, z.B., ob einzelne Daten/Funktionen noch benutzt werden bzw. ob dies migriert werden sollen.
Besondere Aufmerksamkeit benötigten auch die (Inhalte der) Notes-Richtext-Felder, deren Funktionalität über das, was in Sharepoint möglich ist, hinausgeht.
Bei Daten mit besonderem Zugriffsschutz wurde die Analyse unter Anwendung des 4-Augen-Prinzips gemeinsam mit den Notes-Anwendern durchgeführt.
Vorbereitung/Durchführung der Migration mit und ohne Dell Content Migrator for SharePoint:
Die Datenmigration für Daten ohne besonderen Zugriffsschutz erfolgte in den meisten Fällen über den Dell/Quest Content Migrator for SharePoint, in dem die Migration für die einzelnen Datentypen/Masken konfiguriert wurde. Dabei wurde die Umsetzung von Schlüsselwerten per Notes-Formelsprache im Content Migrator for SharePoint konfiguriert. Nach einigen Tests wurden die Daten jeweils zuerst in eine Pilot-Sharepoint-Anwendung migriert und den neuen Anwendern zum Test zur Verfügung gestellt.
In einzelnen Fällen wurde die Export-Daten auch über die Standard-Export-Funktionen von Notes unter Verwendung neu programmierter Notes-Ansichten erstellt, in weiteren Fällen wurden die Daten
auch im XML-Format exportiert, ebenfalls unter Verwendung von Individualprogrammierung.
Besondere Aufmerksamkeit benötigten auch die Anhänge (z.B. im alten AmiPro/WordPro-Format) und einen Besonderheiten in RichText-Feldern (Schaltflächen, Abschnitte, ... ).
Bei Daten mit besonderem Zugriffsschutz wurde die Migration unter Anwendung des 4-Augen-Prinzips gemeinsam mit den Notes-Anwendern bzw. den Notes-Administratoren durchgeführt. Hier war es in
einigen Fällen aufwändig, alle beteiligten Parteien bezüglich der Aufgaben und der Termine unter eine Hut zu bekommen.
Nach der Migration wurden die neuen Anwendungen zuerst einem eingeschränkten Benutzerkreis zur Verfügung gestellt. nach der Freigabe dann der gesamten gewünschten Ziel-Benutzer-Gruppe.
Technische Informationen in Kürze:
IBM Notes Domino 8.5.x
Formelsprache
Dell/Quest Content Migrator for SharePoint
Ytria ScanEZ